Warteliste und Voranmeldung
Bei eveeno haben Sie die Möglichkeit, die Gesamtkapazität Ihres Events anzugeben. Das bedeutet, dass nur die von Ihnen vorher festgelegte Anzahl Anmeldungen akzeptiert wird. Wenn es mehr Anmeldungen gibt, können diese auf eine Warteliste gesetzt werden.
Außerdem können Sie einen Voranmeldungs- bzw. Akkreditierungsmodus aktivieren. Anmeldungen landen dann auf einer vorläufigen Warteliste und Sie können manuell entscheiden, welche Personen teilnehmen dürfen und eine Bestätigung erhalten.
Warteliste aktivieren
Um die Warteliste zu verwenden, aktivieren Sie diese unter Einstellungen > Gesamtkapazität. Wählen Sie dazu die Option „Wartelisten-Anmeldung ermöglichen“.
Wenn die Veranstaltung ausgebucht ist, sieht der Teilnehmer die Information „Anmeldung für Warteliste“ im Anmeldeformular. Außerdem ist der Button zum Speichern der Informationen entsprechend benannt.
Die Warteliste bezieht sich entweder auf die Gesamtveranstaltung oder auf eine bestimmte Option im Anmeldeformular, meist ist das die Ticketauswahl. Die konkrete Option können Sie unter Einstellungen > Gesamtkapazität > Warteliste wählen. Wenn Sie die Option „Keine Auswahl“ wählen, wird die Gesamtkapazität zugrunde gelegt.
Voranmeldung aktivieren
Um zunächst Interessenten zu erfassen und später im Einzelfall zu entscheiden, wer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen darf, können Sie den Modus zur Voranmeldung unter Einstellungen > Gesamtkapazität aktivieren. Die Funktionsweise ist vergleichbar mit einer ausgebuchten Veranstaltung: Alle Anmeldungen landen auf einer Warteliste.
Beachten Sie, dass dabei Kapazitätsgrenzen nicht berücksichtigt werden, d.h. es ist möglich, dass sich mehr Interessenten für Ihre Veranstaltung oder einzelne Teile davon finden, als Plätze zur Verfügung stehen.
Nach manueller Prüfung können Sie entscheiden, wer an der Veranstaltung teilnehmen darf. Beachten Sie dabei die Kapazitätsgrenzen.
Personen von der Warteliste einladen
Wenn Plätze in Ihrer Veranstaltung frei werden (siehe auch Buchungen stornieren) oder Sie Interessenten die Teilnahme anbieten möchten, können Sie die Personen von der Warteliste zur Veranstaltung zulassen bzw. deren Anmeldung bestätigen. In der Teilnehmerliste unter Buchungen > Buchungsdaten erkennen Sie die Wartelisten-Anmeldungen an der gelben Hinterlegung. Die Reihenfolge der Anmeldungen ist über die Buchungsnummer ersichtlich. Niedrigere Buchungsnummern entsprechen einer früheren Anmeldung. Sie können kostenpflichtige Wartelisten-Anmeldungen aktivieren, indem Sie auf „Zulassen“ (weiß) klicken.
Bei kostenfreien Warteliste-Anmeldungen können Sie gleich den Button „Bestätigen“ (grün) klicken:
Mit dem Buttonklick wird eine E-Mail an den Teilnehmer gesendet, deren Text Sie noch bearbeiten können. Die Mail beinhaltet für den Fall kostenpflichtiger Buchungen bereits standardmäßig die Zahlungsinformationen.
Häufig ist es außerdem sinnvoll, auch dann um eine Rückmeldung zu bitten, wenn der Teilnehmer kein Interesse mehr an dem Platz hat. Damit ermöglichen Sie anderen Personen auf der Warteliste die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung. Falls der Teilnehmer schon vor der Zulassung seine Anmeldung zurückzieht oder Sie ihm keinen Platz anbieten möchten, können Sie die Buchung mit dem Button „Ablehnen“ als storniert markieren.